Muistotilaisuus on hetki, jolloin läheiset kokoontuvat yhteen jakamaan surua ja muistelemaan poismennyttä – ja pitopalvelun valinta on yksi käytännön järjestelyistä, joka vaikuttaa suoraan tilaisuuden onnistumiseen. Moni omainen kohtaa tämän tehtävän ensimmäistä kertaa juuri silloin, kun voimavarat ovat vähissä, joten on hyvä tietää etukäteen, mitä pitopalvelun kanssa kannattaa sopia ja missä järjestyksessä asiat kannattaa hoitaa.
Miksi pitopalvelu kannattaa varata ajoissa
Muistotilaisuus järjestetään Suomessa yleensä joko heti siunaustilaisuuden jälkeen tai erillisenä tilaisuutena myöhemmin, ja tarjoilut ovat harvoin viime hetken päätös. Suositut pitopalvelut ja juhlatilat varautuvat usein useita viikkoja eteenpäin, erityisesti kevät- ja syyskausina, jolloin hautajaisia järjestetään paljon.
Käytännössä kannattaa olla yhteydessä pitopalveluun heti, kun tilaisuuden ajankohta ja vieraiden arvioitu määrä alkavat hahmottua. Moni hautaustoimisto osaa suositella luotettavia paikallisia pitopalveluita, sillä ne ovat usein tehneet yhteistyötä toistuvasti samojen tarjoajien kanssa. Lisätietoa itse tilaisuuden käytännön kulusta löytyy artikkelista siunaustilaisuuden käytännön järjestelyistä, joka auttaa hahmottamaan, miten muistotilaisuus nivoutuu osaksi koko hautauspäivää.
Vieraiden määrän arviointi ja tilan valinta
Pitopalvelun tarjous ja tilavalinta perustuvat pitkälti vieraiden arvioituun määrään. Tarkkaa lukua on harvoin mahdollista tietää etukäteen, mutta suuntaa antava arvio kannattaa tehdä kutsulistan tai suruilmoituksen tavoittavuuden perusteella.
Tyypillisiä tiloja ovat seurakuntien seurakuntasalit, hautaustoimiston omat tilat, ravintolat tai koti. Monet seurakunnat tarjoavat seurakuntasalin muistotilaisuuden käyttöön kohtuulliseen hintaan, ja tämä on erityisen yleistä evankelis-luterilaisissa järjestelyissä, joihin kuuluu yli 60 prosenttia suomalaisista. Jos tilaisuus järjestetään kirkollisen siunauksen yhteydessä, tila on usein luontevaa varata samasta seurakunnasta.
Mitä pitopalvelun kanssa sovitaan käytännössä
Ensimmäisellä yhteydenotolla kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat asiat:
Ajankohta ja kesto. Muistotilaisuus kestää tyypillisesti 1,5–3 tuntia. Pitopalvelulle on hyvä kertoa myös, liittyykö tilaisuuteen puheita tai muistelupuheenvuoroja, jotta tarjoilun ajoitus sopii ohjelmaan.
Tarjoilun laajuus. Suomalaiseen muistotilaisuuteen kuuluu perinteisesti kahvitarjoilu, voileipäkakku ja pulla. Osa perheistä haluaa laajemman tarjoilun, esimerkiksi lämpimän ruoan, jos vieraita on paljon tai matkaa on tultu kaukaa.
Vieraiden erityistarpeet. Allergiat, kasvisruokavaliot ja muut ruokavalioon liittyvät toiveet kannattaa selvittää ja välittää pitopalvelulle hyvissä ajoin.
Astiasto ja tarjoiluhenkilökunta. Osa pitopalveluista tuo mukanaan tarjoiluhenkilökunnan, kun taas toiset toimittavat vain ruoat, jolloin tarjoilun ja tilan siistimisen hoitavat omaiset tai vapaaehtoiset.
Kukkien ja koristelun rajaus. Pitopalvelu vastaa ruokatarjoilusta, ei hautaustoimiston tai kukkakaupan palveluista. Hautakukat, surunauhat ja tilan kukkalaitteet tilataan erikseen kukkakaupasta, kun taas hautaustoimisto koordinoi muun muassa vainajan kuljetuksen ja siunaustilaisuuden käytännön järjestelyt.
Budjetin hahmottaminen
Muistotilaisuuden tarjoilun hinta vaihtelee paljon valintojen mukaan. Karkeana suuntana kahvitarjoilu voileipäkakulla ja pullalla maksaa usein noin 10–20 euroa vierasta kohden, kun taas laajempi lämmin ruokatarjoilu voi nostaa hinnan 25–40 euroon vierasta kohden.
Koko hautausjärjestelyn kokonaiskustannus muodostuu monesta osasta – arkku tai uurna, kuljetukset, siunaustilaisuus, hautakivi ja muistotilaisuuden tarjoilu. Perustason järjestelyissä kokonaishinta liikkuu usein 2 000–3 500 euron välillä, keskitasolla 3 500–6 000 euron välillä ja laajemmissa, premium-tason järjestelyissä 6 000–10 000 euroa tai enemmän. Muistotilaisuuden osuus tästä on yleensä suhteellisen pieni, mutta se kannattaa silti sisällyttää kokonaisbudjettiin heti alkuvaiheessa.
Pienituloisille omaisille on olemassa Kelan hautausapu, joka voi kattaa osan hautauksen kustannuksista. Jos taloudellinen tilanne mietityttää, kannattaa ottaa yhteyttä Kelaan tai kysyä neuvoa hautaustoimistolta.
Erityispiirteitä eri hautaustavoissa
Muistotilaisuuden ajoitus riippuu usein siitä, valitaanko arkkuhautaus vai tuhkaus. Suomessa tuhkataan nykyään noin 60 prosenttia vainajista, pääkaupunkiseudulla jopa yli 80 prosenttia, ja tämä on Pohjoismaiden korkein tuhkausaste.
Kun vainaja tuhkataan, muistotilaisuus järjestetään usein heti siunaustilaisuuden jälkeen, ja uurnan hautaaminen tapahtuu myöhemmin pienemmässä piirissä. Arkkuhautauksessa muistotilaisuus seuraa yleensä välittömästi hautaan laskemista, jolloin pitopalvelun aikataulutus kannattaa sopia tarkasti yhteen siunauksen keston kanssa. Lisätietoa arkkuhautauksen kokonaisuudesta löytyy hautaustoimiston asiantuntija-artikkeleista, jotka käsittelevät järjestelyjen eri vaiheita kuolemantapauksen ilmoittamisesta hautaukseen asti.
Kun et tiedä mistä aloittaa
Jos suru on tuore ja järjestelyt tuntuvat ylivoimaisilta, ei ole tarpeen hoitaa kaikkea itse. Moni hautaustoimisto auttaa mielellään myös muistotilaisuuden käytännön koordinoinnissa ja osaa suositella paikkakunnan luotettavia pitopalveluita. Oikean toimijan löytäminen kannattaa aloittaa vertailemalla vaihtoehtoja – ohjeita tähän löytyy artikkelista hautaustoimiston valinnasta.
Raskaassa elämäntilanteessa on myös hyvä muistaa, että tukea on saatavilla muualtakin kuin käytännön järjestelyihin. Seurakuntien sururyhmät ja MIELI ry:n kriisipuhelin tarjoavat keskusteluapua, jos suru tuntuu ylivoimaiselta järjestelyjen keskellä.
Yhteenveto
Muistotilaisuuden onnistunut suunnittelu pitopalvelun kanssa rakentuu selkeästä aikataulusta, realistisesta vierasarviosta ja avoimesta viestinnästä tarjoilun sisällöstä. Kun tilaisuuden ajankohta, tila ja tarjoilun laajuus sovitaan hyvissä ajoin, omaiset voivat keskittyä itse tilaisuuteen ja poismenneen muistelemiseen ilman viime hetken kiirettä. Hautaustoimiston ja pitopalvelun yhteistyö kannattaa hyödyntää täysimääräisesti – näin käytännön yksityiskohdat eivät kuormita perhettä juuri silloin, kun voimavaroja tarvitaan eniten.
Usein kysyttyä
Kuinka pitkälle etukäteen pitopalvelu kannattaa varata?
Suosituimmat pitopalvelut ja juhlatilat varautuvat usein useita viikkoja eteenpäin, joten yhteydenotto kannattaa tehdä heti, kun tilaisuuden ajankohta on tiedossa.
Kuka vastaa hautakukkien ja tilan koristelun tilaamisesta?
Kukkien ja kukkalaitteiden tilaaminen kuuluu kukkakaupoille, ei pitopalvelulle tai hautaustoimistolle, joka keskittyy hautausjärjestelyjen koordinointiin.
Voiko hautaustoimisto auttaa pitopalvelun valinnassa?
Kyllä, moni hautaustoimisto osaa suositella paikkakunnan luotettavia pitopalveluita ja auttaa sovittamaan tarjoilun aikataulun yhteen siunaustilaisuuden kanssa.
